¡Hola a todos! Ya que necesitamos ir cogiendo el ritmo de nuestra rutina habitual poco a poco, quería compartir con vosotros unos aspectos a tener en cuenta para optimizar vuestros procesos de facturación.

El día 1 de enero de 2013 entró en vigor el nuevo Reglamento de Facturación, RD1619/2012 30 noviembre, la nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.

Se establece una nueva definición de factura electrónica, como aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Se establece que las facturas en papel o electrónicas mantiene la obligación de garantizar el origen y el contenido como en cualquier factura impresa y entregada en mano o enviada por correo electrónico.

Pero para que la factura enviada por correo electrónico tenga la misma validez ha de cumplir una serie de requisitos.

Consentimiento del receptor o cliente para recibir la factura por e-mail, de manera expresa sea de forma verbal o escrita.
Legibilidad
Acuerdo previo con el cliente del formato de la factura (pdf, html, jpg…) y el medio telemático de envió.
Autenticidad de origen, el medio de envío debe garantizar la veracidad de los datos del proveedor de los bienes y servicios y del emisor de la factura (si no son el mismo).
Integridad del contenido de la factura, es decir garantizar que el contenido no ha sido modificado.
Se mantiene la obligación de conservar una copia.

Las claves son:

Dedicar tiempo a la facturación, enviar 1 o 2 días después de la entrega del producto o servicio.
Llevar un registro de los trabajos realizados.
Definir la periodicidad de la facturación.
Mantener actualizada la base de datos, para no incurrir en pequeños errores, como CIF, datos bancarios, etc.
Términos de pago claros ej 15 días fecha factura.
Las facturas deben ser claras sin ambigüedades.
Tener en cuenta si existen días de pago de nuestros clientes, así como los meses de vacaciones, para evitar devoluciones innecesarias, que afectarían a nuestra tesorería.
Controlar las facturas que no se han pagado.

Debemos analizar el sistema que estamos utilizando actualmente y detectar que puntos podemos mejorar, para agilizar nuestros procesos de facturación.